Synclair
23 September 2026 · 23 septembre 2026 · 23. September 2026
Synclair (synclair.app) wird betrieben von Hamvil Capital Limited, eingetragen in England und Wales unter der Registernummer 13062375, Sitz: 167-169 Great Portland Street, 5th Floor, London, W1W 5PF, Vereinigtes Königreich („wir“). Wir sind Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen Daten. Kontakt: contact@synclair.app.
Kontodaten: Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort (von unserem Authentifizierungsdienst ausschließlich in gehashter Form gespeichert) und Ihre Spracheinstellung. Servicedaten: Informationen zu den Kosten Ihrer Immobilie — Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, unsere Analysen und Feststellungen, von Ihnen verfolgte Meldungen und erstellte Schreiben. Korrespondenz: E-Mails, die Sie uns senden. Technische Daten: Authentifizierungs-Token in Ihrem Browser sowie aggregierte technische Protokolle unserer Infrastrukturanbieter (die IP-Adressen enthalten können).
Bei jeder Anmeldung speichert das Unternehmen, das unser Anmeldesystem betreibt, einen Eintrag zu dieser Sitzung: Ihre Internetadresse, eine Beschreibung Ihres Browsers, den Beginn und die letzte Nutzung. Er wird gelöscht, wenn Sie sich in diesem Browser abmelden oder nach 90 Tagen ohne Nutzung, und alle werden mit Ihrem Konto gelöscht.
Zahlungsdaten: Wenn Sie ein Abonnement abschließen, die Tatsache und das Datum des Abschlusses, Betrag und Währung sowie das für die Umsatzsteuer herangezogene Land. Ihre Kartendaten werden unmittelbar bei unserem Zahlungsdienstleister eingegeben und erreichen unsere Systeme zu keinem Zeitpunkt. Außerdem halten wir fest, was Ihnen die Bestellseite angezeigt hat und was Sie bestätigt haben. Wir bewahren diesen Nachweis sechs Jahre nach Ende Ihres Abonnements auf.
Wenn Sie uns über die Formulare dieser Website eine Kündigung oder einen Widerruf senden, speichern wir Ihre Eingaben — Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse und bei einer Kündigung den gegebenenfalls angegebenen Grund — zusammen mit dem Eingangszeitpunkt und der Bestätigung, die wir Ihnen gesendet haben.
Für jedes Objekt speichern wir die Zeiten Ihres laufenden und Ihres vorherigen Besuchs — wann Sie gekommen und wann Sie gegangen sind —, damit wir kennzeichnen können, was seit Ihrem letzten Besuch neu ist. Außerdem speichern wir, welche Teile der Oberfläche Sie geschlossen haben. Diese Angaben werden überschrieben; wir führen weder einen Verlauf Ihrer Besuche noch eine Zählung. Darüber hinaus führen wir keine Aufzeichnungen darüber, was Sie in Ihrem Konto ansehen. Auf unseren öffentlichen Seiten erfassen die unter „Cookies und Werbung" genannten Unternehmen die von Ihnen besuchten Seiten, wenn Sie Werbecookies akzeptieren.
Wenn Sie angeben, ein Schreiben versandt zu haben, speichern wir das Datum, jede von Ihnen erfasste Antwort und Ihre Notiz dazu, solange Ihr Konto besteht. Betrifft das Schreiben eine von Ihnen gemeldete Angelegenheit, aktualisiert Ihre Angabe auch deren Status, den andere Eigentümer sehen, die sie ebenfalls gemeldet haben; Ihre Notiz zur Antwort wird ihnen nie angezeigt. Vier Wochen nachdem Sie ein Schreiben als versandt erfasst haben, ohne eine Antwort zu erfassen, senden wir Ihnen einmalig eine E-Mail mit der Frage, wie es weitergegangen ist; Sie können diese E-Mails in Ihrem Konto oder über den Link in der E-Mail abbestellen. Diese Angaben dienen nur Ihnen: Wir führen sie nicht mit Angaben anderer Eigentümer zusammen und nutzen sie nicht, um die Verwaltung Ihres Gebäudes zu bewerten.
Wir speichern Ihren Namen nicht zusammen mit den Daten zu Ihrer Immobilie. Ihre Daten sind einem Referenzcode zugeordnet, und andere Eigentümer sehen nie, zu wem ein Referenzcode gehört. Ihre E-Mail-Adresse wird von unserem Authentifizierungsdienst gespeichert, damit Sie sich anmelden können, und ist mit Ihrem Referenzcode verknüpft — wir als Betreiber können Sie daher identifizieren, wenn Sie sich an uns wenden. Die übergreifende Zuordnung, welche Person welchen Referenzcode hält — auch für Eigentümer ohne Konto bei uns — wird außerhalb der Dienst-Datenbank geführt. Wir erheben nicht mehr Daten, als für die hier beschriebenen Zwecke erforderlich ist, und wir erheben keine Daten für Werbung, sofern Sie nicht zustimmen.
Bereitstellung des Dienstes — Authentifizierung, Kostenanalyse, Meldungsverfolgung, Erstellung von Schreiben, Erfassung versandter Schreiben und ihrer Antworten sowie Transaktions-E-Mails wie Anmeldebestätigung und Passwort-Zurücksetzung (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sicherheit des Dienstes, Beantwortung von Anfragen und Führung unserer Geschäftsunterlagen (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f). Erfüllung gesetzlicher Pflichten, soweit einschlägig (Art. 6 Abs. 1 lit. c). Wir verkaufen Ihre Daten nicht und nutzen Ihre Kontodaten — etwa Ihre E-Mail-Adresse — nicht für Werbung. Mit Ihrer Einwilligung setzen wir auf unseren öffentlichen Seiten Werbecookies ein. Sie laufen nie auf Seiten, die Sie nach der Anmeldung sehen, und erhalten nie die Dokumente, die Sie hochladen, deren Inhalt oder unsere Feststellungen. Eine Ablehnung ändert nichts am Dienst, und Sie können Ihre Wahl jederzeit über „Cookies" in der Fußzeile ändern. Der Abschnitt „Cookies und Werbung" unten nennt jedes beteiligte Unternehmen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung findet nicht statt.
Die Zählung der Nutzung des Dienstes — wie viele Personen die einzelnen Schritte erreichen, wie viele Dokumente angenommen und wie viele Auswertungen geliefert werden (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f). Es handelt sich ausschließlich um Zählungen. Zu einzelnen Personen wird nichts gespeichert und es wird kein Profil erstellt. Wir halten einmalig bei der Kontoerstellung fest, in welcher Sprache Sie sich registriert haben; und, wenn Sie über eine unserer Ratgeberseiten gekommen sind, von welcher Seite.
Bei Ihrer Registrierung speichern wir, welche Anzeige oder welcher Link Sie zu uns geführt hat, etwa eine Suchanzeige, damit wir erkennen, welche unserer Werbemaßnahmen wirken. Wir speichern, über welchen Weg Sie zu uns gelangt sind, und sonst nichts über Ihren Besuch. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse, zu wissen, welche Werbung wirkt; wir bewahren die Angabe auf, solange Ihr Konto besteht. Sie können dem jederzeit widersprechen.
Die Erinnerung nach vier Wochen — eine einmalige E-Mail je Schreiben, das Sie als versandt erfasst haben, wenn vier Wochen später noch keine Antwort erfasst ist, mit der Frage, wie es weitergegangen ist (unser berechtigtes Interesse, Sie bei der Nachverfolgung Ihrer Schreiben zu unterstützen, Art. 6 Abs. 1 lit. f). Sie können dem jederzeit widersprechen, indem Sie diese E-Mails in Ihrem Konto oder über den Link in der E-Mail abbestellen.
Anwendungsdaten werden bei Supabase auf AWS-Infrastruktur in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland) gespeichert. Die Website wird von Lovable Labs Incorporated (USA) bereitgestellt. Einzelne Funktionen nutzen KI-Modelle: ein Modell von Anthropic Ireland, Limited (Irland) liest und ordnet Ihre Unterlagen ein, und ein Modell von Google, angesprochen über das KI-Gateway von Lovable, entwirft Schreiben — siehe Abschnitt 4a. Transaktions-E-Mails versenden wir über Postmark (ActiveCampaign, LLC, USA). Anfragen per E-Mail laufen über den Maildienst von Google. Diese Anbieter handeln als unsere Auftragsverarbeiter auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen. Soweit Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs bzw. des EWR verarbeitet werden, stützen wir uns auf geeignete Garantien: Angemessenheitsbeschlüsse, Zertifizierung nach dem EU–US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.
Zahlungen werden über Stripe (Stripe Payments Europe, Limited) abgewickelt. Ihre Kartendaten gehen direkt an Stripe und werden von uns nicht gespeichert. Stripe verwendet Zahlungsdaten auch für eigene Zwecke — unter anderem zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten; hierfür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Stripe verarbeitet einen Teil dieser Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Die Datenschutzerklärung von Stripe finden Sie unter stripe.com/privacy.
Für einzelne Teile des Dienstes setzen wir KI-Sprachmodelle ein. Das Lesen, Einordnen und Auslesen der Beträge aus Ihren Unterlagen übernimmt ein Modell von Anthropic Ireland, Limited — ebenso das Verfassen der Zusammenfassungen, die wir aus den Antworten im Eigentümer-Puls erstellen. Das Entwerfen von Schreiben, die Sie an Ihre Verwaltung richten können, übernimmt ein Modell von Google, das über das KI-Gateway von Lovable angesprochen wird.
Bevor etwas übermittelt wird, durchläuft es einen automatischen Schritt, der die von uns erkennbaren identifizierenden Angaben entfernt. Das Modell, das Ihre Unterlagen liest, erhält ausschließlich den Dokumenttext — nicht den Dateinamen, nicht Ihre E-Mail-Adresse, nicht Ihr Passwort und nicht die Verknüpfung zwischen Ihrem Referenzcode und Ihrer Person. Sie sind ihm gegenüber nicht identifiziert.
Dieser Schritt ist nicht fehlerfrei, und wir sagen es Ihnen lieber, als das Gegenteil nahezulegen: Er arbeitet mit Mustern und mit Namen, die uns bereits bekannt sind. Eine Unterlage, in der ein uns unbekannter Bewohner genannt wird, kann diesen Namen daher weitertragen. Das ist einer der Gründe, weshalb wir Sie in Abschnitt 4c bitten, nur Unterlagen hochzuladen, zu deren Besitz Sie berechtigt sind.
Das Modell erstellt Entwürfe, keine Entscheidungen. Jedes Schreiben und jede Feststellung wird Ihnen zur Prüfung vorgelegt; nichts wird in Ihrem Namen versendet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung treffen wir nicht.
Der Eigentümer-Puls gibt Ihnen die Möglichkeit, einmal jährlich festzuhalten, welche Aspekte der Verwaltung Ihrer Immobilie Ihnen Probleme bereiten, wie schwerwiegend diese sind und ob sie behoben wurden. Die Teilnahme ist freiwillig.
Ihre Antworten werden anderen Eigentümern niemals mit Ihrem Namen gezeigt. Ein Mitglied unseres Teams kann sie lesen, um den Dienst zu pflegen und zu verbessern. Wir fassen die für Ihr Objekt gegebenen Antworten zu Zahlen zusammen: wie viele Personen ein Thema gemeldet haben, die angegebene Schwere und die Zahl der ungelösten Punkte. Diese Zahlen werden nicht am Bildschirm angezeigt. Sie erscheinen ausschließlich im Anhang eines von einem Eigentümer erzeugten Schreibens, und niemals mit Namen. Veröffentlicht unser Team einen aus den Meldungen der Eigentümer abgeleiteten Punkt, so kann dessen Titel im Anhang eines Schreibens erscheinen, das ein anderer Eigentümer versendet. Die Beschreibung und alles, was Sie geschrieben haben, erscheinen dort nie.
Wenn Sie eine freie Notiz hinzufügen, kann ein Auszug daraus an das in Abschnitt 4a beschriebene KI-Modell übermittelt werden, damit wir eine Zusammenfassung der von Eigentümern gemeldeten Probleme erstellen können. Bevor Ihre Notiz übermittelt wird, entfernt ein automatischer Schritt Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankdaten. Er entfernt keine anderen Angaben, die auf Sie hindeuten könnten — eine Wohnungsnummer, ein Stockwerk, die Beschreibung einer Nachbarin oder eines Nachbarn. Das Modell ist angewiesen, auf Musterebene zu schreiben und Sie niemals zu zitieren, und ein Mitglied unseres Teams liest und bearbeitet jeden Entwurf, bevor ihn jemand anderes sehen kann. Diese Prüfung ist die eigentliche Absicherung; wir beschreiben sie lieber, als den ersten Schritt Anonymisierung zu nennen. Ihr Referenzcode und Ihre Identität werden nie übermittelt.
Sie können Ihre Antworten jederzeit ändern. Wenn Sie eine freie Notiz hinzufügen, beschreiben Sie bitte das Problem, statt einzelne Mitarbeitende Ihrer Verwaltung namentlich zu nennen.
In Abrechnungsunterlagen werden häufig andere Bewohner genannt. Laden Sie bitte nur Unterlagen hoch, zu deren Besitz Sie als Eigentümer berechtigt sind — Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Jahresabschlüsse, Bescheide und an Sie gerichtete Korrespondenz. Bitte laden Sie keine privaten Nachrichten oder Exporte aus Gruppenchats hoch: Sie können darin nicht stellvertretend für Ihre Nachbarn einwilligen, und wir nehmen sie nicht an.
Wird in einer von Ihnen hochgeladenen Unterlage ein anderer Bewohner genannt, speichern wir diese Angabe ausschließlich als Beleg für die Analyse Ihrer eigenen Kosten, erstellen daraus keine Profile anderer Bewohner, und sie unterliegt denselben Schutzmaßnahmen und denselben Rechten wie in dieser Erklärung beschrieben.
Ihre Analyse wird automatisch erstellt und bereitgestellt. Kein Mitarbeiter von Synclair liest oder prüft sie, bevor Sie sie sehen.
Ein namentlich benannter Mitarbeiter kann die zu Ihrem Objekt gespeicherten Zahlen einschließlich der aus Dokumenten übernommenen Beträge einsehen, ebenso die Seiten zu Ihrem Objekt so, wie Sie sie sehen, und zwar in drei Fällen: wenn Sie uns um Hilfe bitten, wenn Sie uns auf eine vermeintlich fehlerhafte Zahl hinweisen und wir dieser nachgehen müssen, oder wenn wir ein technisches Problem untersuchen. Zu keinem anderen Zweck greifen wir auf Ihre Zahlen oder Seiten zu.
Mitarbeiter von Synclair können außerdem kurze Notizen zu Ihrem Konto anlegen — etwa, worum Sie uns gebeten haben und was wir daraufhin unternommen haben. In der App sehen Sie diese Notizen nicht; sie sind aber in jeder Auskunft über Ihre Daten enthalten und werden mit Ihrem Konto gelöscht.
Kontodaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Nach Schließung Ihres Kontos löschen wir Ihre Kontodaten und die Verknüpfung zwischen Ihrem Referenzcode und Ihrer Person innerhalb von 30 Tagen.
Unterlagen und die darauf aufbauenden Auswertungen bewahren wir so lange auf, wie sie als Nachweis benötigt werden können — Kosten lassen sich noch Jahre nach ihrer Anforderung beanstanden, und eine Historie, die verschwindet, nützt Ihnen nichts. Nach Schließung Ihres Kontos können wir daher einzelne Unterlagen und Beträge, von Ihrer Person gelöst, weiter aufbewahren, soweit dies zur Integrität der Historie einer Anlage oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Korrespondenz bewahren wir so lange auf, wie es zur Bearbeitung des Anliegens und für die anschließende Verjährungsfrist erforderlich ist. Wenn Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen, erläutern wir Ihnen, was wir sofort löschen können, was wir aufbewahren müssen und warum.
Der Nachweis darüber, was Ihnen die Bestellseite angezeigt hat und was Sie bestätigt haben, wird so lange aufbewahrt, wie Ansprüche aus dem Vertrag noch geltend gemacht werden können, denn er belegt das wirksame Zustandekommen des Vertrags.
Wenn Sie ein Abonnement beginnen, aber nicht abschließen, bewahren wir den Eintrag zu diesem Versuch zwölf Monate auf und löschen ihn dann.
Wir bewahren eine Kündigung oder einen Widerruf und die zugehörige Bestätigung sechs Jahre ab dem Tag des Eingangs auf.
Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Schreiben Sie an contact@synclair.app. Wir bestätigen den Eingang Ihres Antrags und antworten innerhalb der gesetzlichen Fristen — in der Regel innerhalb eines Monats.
Sind Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden, teilen Sie uns dies bitte zunächst unter derselben Adresse mit, mit dem Betreff „Datenschutzbeschwerde“. Wir bestätigen den Eingang Ihrer Beschwerde innerhalb von 30 Tagen und teilen Ihnen mit, wie wir damit umgehen.
Sie können sich außerdem jederzeit an eine Aufsichtsbehörde wenden: an die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes in Deutschland, an das Information Commissioner's Office (ICO) im Vereinigten Königreich, an die CNIL in Frankreich oder an die Behörde Ihres Wohnorts.
Bei Änderungen dieser Erklärung veröffentlichen wir die neue Fassung hier mit aktualisiertem Datum und informieren Sie über wesentliche Änderungen.