Synclair
10 August 2026 · 10 août 2026 · 10. August 2026
Synclair (synclair.app) wird betrieben von Hamvil Capital Limited, eingetragen in England und Wales unter der Registernummer 13062375, Sitz: 7 Bell Yard, London, WC2A 2JR, Vereinigtes Königreich („wir"). Wir sind Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen Daten. Kontakt: contact@synclair.app.
Kontodaten: Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort (von unserem Authentifizierungsdienst ausschließlich in gehashter Form gespeichert) und Ihre Spracheinstellung. Servicedaten: Informationen zu den Kosten Ihrer Immobilie — Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, unsere Analysen und Feststellungen, von Ihnen verfolgte Meldungen und erstellte Schreiben. Korrespondenz: E-Mails, die Sie uns senden. Technische Daten: Authentifizierungs-Token in Ihrem Browser sowie aggregierte technische Protokolle unserer Infrastrukturanbieter (die IP-Adressen enthalten können).
Wir speichern Ihren Namen nicht zusammen mit den Daten zu Ihrer Immobilie. Ihre Daten sind einem Referenzcode zugeordnet, und andere Eigentümer sehen nie, zu wem ein Referenzcode gehört. Ihre E-Mail-Adresse wird von unserem Authentifizierungsdienst gespeichert, damit Sie sich anmelden können, und ist mit Ihrem Referenzcode verknüpft — wir als Betreiber können Sie daher identifizieren, wenn Sie sich an uns wenden. Die übergreifende Zuordnung, welche Person welchen Referenzcode hält — auch für Eigentümer ohne Konto bei uns — wird außerhalb der Dienst-Datenbank geführt. Wir erheben nicht mehr Daten, als der Dienst benötigt.
Bereitstellung des Dienstes — Authentifizierung, Kostenanalyse, Meldungsverfolgung, Erstellung von Schreiben sowie Transaktions-E-Mails wie Anmeldebestätigung und Passwort-Zurücksetzung (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sicherheit des Dienstes, Beantwortung von Anfragen und Führung unserer Geschäftsunterlagen (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f). Erfüllung gesetzlicher Pflichten, soweit einschlägig (Art. 6 Abs. 1 lit. c). Wir nutzen Ihre Daten nicht für Werbung oder Marketing, verkaufen sie nicht und setzen weder Analyse- noch Tracking-Cookies ein. Die einzige Speicherung im Browser ist für die Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung zwingend erforderlich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung findet nicht statt.
Anwendungsdaten werden bei Supabase auf AWS-Infrastruktur in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland) gespeichert. Die Website wird von Lovable Labs Incorporated (USA) bereitgestellt. Einzelne Funktionen nutzen KI-Modelle: ein Modell von Anthropic Ireland, Limited (Irland) liest und ordnet Ihre Unterlagen ein, und ein Modell von Google, angesprochen über das KI-Gateway von Lovable, entwirft Schreiben — siehe Abschnitt 4a. Transaktions-E-Mails versenden wir über Postmark (ActiveCampaign, LLC, USA). Anfragen per E-Mail laufen über den Maildienst von Google. Diese Anbieter handeln als unsere Auftragsverarbeiter auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen. Soweit Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs bzw. des EWR verarbeitet werden, stützen wir uns auf geeignete Garantien: Angemessenheitsbeschlüsse, Zertifizierung nach dem EU–US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.
Für einzelne Teile des Dienstes setzen wir KI-Sprachmodelle ein. Das Lesen, Einordnen und Auslesen der Beträge aus Ihren Unterlagen übernimmt ein Modell von Anthropic Ireland, Limited — ebenso das Verfassen der Zusammenfassungen, die wir aus den Antworten im Eigentümer-Puls erstellen. Das Entwerfen von Schreiben, die Sie an Ihre Verwaltung richten können, übernimmt ein Modell von Google, das über das KI-Gateway von Lovable angesprochen wird.
Bevor etwas übermittelt wird, durchläuft es einen automatischen Schritt, der die von uns erkennbaren identifizierenden Angaben entfernt. Das Modell, das Ihre Unterlagen liest, erhält ausschließlich den Dokumenttext — nicht den Dateinamen, nicht Ihre E-Mail-Adresse, nicht Ihr Passwort und nicht die Verknüpfung zwischen Ihrem Referenzcode und Ihrer Person. Sie sind ihm gegenüber nicht identifiziert.
Dieser Schritt ist nicht fehlerfrei, und wir sagen es Ihnen lieber, als das Gegenteil nahezulegen: Er arbeitet mit Mustern und mit Namen, die uns bereits bekannt sind. Eine Unterlage, in der ein uns unbekannter Bewohner genannt wird, kann diesen Namen daher weitertragen. Das ist einer der Gründe, weshalb wir Sie in Abschnitt 4c bitten, nur Unterlagen hochzuladen, zu deren Besitz Sie berechtigt sind.
Das Modell erstellt Entwürfe, keine Entscheidungen. Jedes Schreiben und jeder Befund wird Ihnen zur Prüfung vorgelegt; nichts wird in Ihrem Namen versendet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung treffen wir nicht.
Der Eigentümer-Puls gibt Ihnen die Möglichkeit, einmal jährlich festzuhalten, welche Aspekte der Verwaltung Ihrer Immobilie Ihnen Probleme bereiten, wie schwerwiegend diese sind und ob sie behoben wurden. Die Teilnahme ist freiwillig.
Ihre einzelnen Antworten werden anderen Eigentümern nie angezeigt. Ein Mitglied unseres Teams kann sie lesen, um den Dienst zu pflegen und zu verbessern. Wenn genügend Eigentümer derselben Anlage teilgenommen haben, zeigen wir allen ein Gesamtbild — ausschließlich Anzahlen, nie einzelne Antworten und nie bei weniger als fünf Teilnehmenden. Unterhalb dieser Schwelle wird nichts angezeigt.
Wenn Sie eine freie Notiz hinzufügen, kann ein Auszug daraus an das in Abschnitt 4a beschriebene KI-Modell übermittelt werden, damit wir eine Zusammenfassung der von Eigentümern gemeldeten Probleme erstellen können. Vor der Übermittlung entfernt derselbe automatische Schritt die von uns erkennbaren identifizierenden Angaben — Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankverbindungen. Ihr Referenzcode und Ihre Identität werden nie übermittelt.
Sie können Ihre Antworten jederzeit ändern. Wenn Sie eine freie Notiz hinzufügen, beschreiben Sie bitte das Problem, statt einzelne Mitarbeitende Ihrer Verwaltung namentlich zu nennen.
In Abrechnungsunterlagen werden häufig andere Bewohner genannt. Laden Sie bitte nur Unterlagen hoch, zu deren Besitz Sie als Eigentümer berechtigt sind — Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Jahresabschlüsse, Bescheide und an Sie gerichtete Korrespondenz. Bitte laden Sie keine privaten Nachrichten oder Exporte aus Gruppenchats hoch: Sie können darin nicht stellvertretend für Ihre Nachbarn einwilligen, und wir nehmen sie nicht an.
Wird in einer von Ihnen hochgeladenen Unterlage ein anderer Bewohner genannt, speichern wir diese Angabe ausschließlich als Beleg für die Analyse Ihrer eigenen Kosten, erstellen daraus keine Profile anderer Bewohner, und sie unterliegt denselben Schutzmaßnahmen und denselben Rechten wie in dieser Erklärung beschrieben.
Ein namentlich benannter Mitarbeiter von Synclair kann die zu Ihrer Immobilie gespeicherten Beträge einsehen, einschließlich der aus Dokumenten übernommenen Werte. Dies geschieht, wenn wir eine Auswertung vor ihrer Freigabe an Sie prüfen, wenn Sie uns um Hilfe bitten, und wenn wir einer technischen Störung nachgehen. Jeder Zugriff eines Mitarbeiters auf Beträge, die einem anderen Eigentümer zuzuordnen sind, wird protokolliert — mit Angabe der Person und des Zeitpunkts. Zu anderen Zwecken greifen wir nicht auf Ihre Daten zu.
Kontodaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Nach Schließung Ihres Kontos löschen wir Ihre Kontodaten und die Verknüpfung zwischen Ihrem Referenzcode und Ihrer Person innerhalb von 30 Tagen.
Unterlagen und die darauf aufbauenden Auswertungen bewahren wir so lange auf, wie sie als Nachweis benötigt werden können — Kosten lassen sich noch Jahre nach ihrer Anforderung beanstanden, und eine Historie, die verschwindet, nützt Ihnen nichts. Nach Schließung Ihres Kontos können wir daher einzelne Unterlagen und Beträge, von Ihrer Person gelöst, weiter aufbewahren, soweit dies zur Integrität der Historie einer Anlage oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Korrespondenz bewahren wir so lange auf, wie es zur Bearbeitung des Anliegens und für die anschließende Verjährungsfrist erforderlich ist. Wenn Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen, erläutern wir Ihnen, was wir sofort löschen können, was wir aufbewahren müssen und warum.
Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Schreiben Sie an contact@synclair.app. Wir bestätigen den Eingang Ihres Antrags und antworten innerhalb der gesetzlichen Fristen — in der Regel innerhalb eines Monats.
Sind Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden, teilen Sie uns dies bitte zunächst unter derselben Adresse mit, mit dem Betreff „Datenschutzbeschwerde". Wir bestätigen den Eingang Ihrer Beschwerde innerhalb von 30 Tagen und teilen Ihnen mit, wie wir damit umgehen.
Sie können sich außerdem jederzeit an eine Aufsichtsbehörde wenden: an die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes in Deutschland, an das Information Commissioner's Office (ICO) im Vereinigten Königreich, an die CNIL in Frankreich oder an die Behörde Ihres Wohnorts.
Bei Änderungen dieser Erklärung veröffentlichen wir die neue Fassung hier mit aktualisiertem Datum und informieren Sie über wesentliche Änderungen.